I viaggi d'affari sono una parte importante della vita lavorativa. Solo in Germania, ogni anno vengono effettuati oltre 11 milioni di viaggi d'affari. Che si tratti di un incontro con i clienti, di una visita a una fiera o di un'esplorazione di nuovi mercati, per garantire che tutto si svolga senza intoppi è necessario prepararsi in anticipo. Che si tratti di un viaggio personale o di un viaggio d'affari per i colleghi, qui troverete le informazioni necessarie per far sì che tutto fili liscio.
Pianificazione di un viaggio d'affari - lista di controllo
Partecipanti al viaggio
Chi è in viaggio? Il vostro capo? Voi stessi? Quali dipendenti devono assolutamente venire con voi? Anche se è invitato solo il capo, può essere opportuno che l'assistente lo accompagni, ad esempio per verbalizzare le riunioni. Alle conferenze con presentazioni parallele e workshop, dovrebbero partecipare anche diversi colleghi per poter portare con sé il maggior numero di informazioni possibile.
Chiarire la rappresentazione
Poiché durante il viaggio di lavoro non potrete svolgere la vostra attività quotidiana, dovrete organizzare un sostituto adeguato. Scegliete un sostituto il prima possibile, idealmente prima di pianificare il viaggio di lavoro nei dettagli, in modo che il sostituto possa essere trovato per tempo e possa familiarizzare con la situazione fin da subito.
Prestate attenzione anche ai seguenti punti:
- Quali competenze deve avere il rappresentante?
- Quali compiti possono essere assegnati a quale dipendente?
- Quali attività possono essere sospese durante il viaggio di lavoro?
Organizzate il passaggio di consegne in modo che il vostro sostituto conosca lo stato attuale dei progetti e sappia chi contattare. Dovete anche informare il vostro sostituto sulle scadenze di compiti e progetti, in modo che non vengano disattese durante la vostra assenza. Quali sono le decisioni per le quali voi e gli altri volete assolutamente essere contattati durante il viaggio di lavoro e quali possono essere prese dal sostituto? Chiedete informazioni dettagliate e trasmettete le informazioni al sostituto. Non dimenticate di predisporre una deviazione della posta e del telefono e di far emettere una procura.
Pianificare la durata del viaggio di lavoro
A seconda del motivo del viaggio, la durata può variare. Per i viaggi a lunga distanza è opportuno prevedere ulteriori giorni di riposo prima, dopo e tra un appuntamento e l'altro. Inoltre, non si dovrebbe partire subito dopo l'appuntamento, perché è facile che ci si stressi e che si perda la partenza o il viaggio.
Determinare i mezzi di trasporto
Il vostro viaggio di lavoro si svolge in Germania? A seconda della distanza, viaggiare in auto o in treno è solitamente più economico ed ecologico che volare. Si tratta di un viaggio a lunga distanza? Allora il volo è inevitabile. È importante scegliere il miglior collegamento aereo possibile per arrivare a destinazione il più rapidamente possibile.
Dovete tenere conto delle specifiche di costo quando pianificate il viaggio di lavoro? Questo aspetto può influenzare anche la scelta del mezzo di trasporto e deve essere chiarito.
Indipendentemente dal mezzo di trasporto scelto, programmate il viaggio in modo da arrivare almeno un giorno prima della riunione o della conferenza. In questo modo, potrete effettuare il check-in in albergo in tutta tranquillità e non arriverete in ritardo alla riunione di lavoro a causa di ingorghi o ritardi.
Dovete anche essere mobili sul posto? Assicuratevi di noleggiare un'auto per tempo.
Prenota l'alloggio
Nella scelta dell'hotel, prestate attenzione ai seguenti fattori:
- Quanto dista il punto d'incontro?
- Quali sono i trasporti (pubblici) disponibili nelle vicinanze?
- Quali servizi offre l'alloggio e quali bisogna prenotare separatamente?
- La colazione è inclusa e ha senso?
Preparare i documenti
Il mio passaporto e la mia carta d'identità sono ancora validi? Molti Paesi richiedono una validità minima di sei mesi. Informatevi e, se necessario, consigliate ai viaggiatori di richiedere nuovi documenti. In molti Paesi è necessario richiedere in anticipo il visto per tutti i partecipanti. Occupatevi di questo aspetto per tempo. Alcune vaccinazioni sono obbligatorie per alcuni Paesi. È quindi necessario portare con sé il libretto di vaccinazione.
Se si prenota un'auto a noleggio, almeno un partecipante al viaggio d'affari deve essere in possesso di una patente di guida internazionale. Verificatelo al momento della pianificazione del viaggio d'affari e, se necessario, prenotate un autista. Stampate tutte le conferme di prenotazione e portatele con voi. Portate con voi biglietti da visita, agende, indirizzi e numeri di telefono importanti e opuscoli.
Fate delle copie di tutti i documenti importanti. Queste devono essere conservate separatamente dagli originali. In questo modo sarete preparati in caso di smarrimento. Controllate più volte tutti i documenti per verificare che siano completi. Organizzate i documenti in una cartella in ordine cronologico.
Stipulare un'assicurazione
Se state pianificando un viaggio di lavoro, diversi tipi di assicurazione sono utili o addirittura necessari. Tra questi
- Assicurazione bagagli
- Assicurazione sanitaria di viaggio
- Tessera ADAC, tessera assicurativa verde, lettera di presentazione
- Assicurazione contro l'annullamento (in caso di annullamento dell'evento o di malattia di un partecipante)
Importante: Tutte le polizze assicurative devono essere stipulate tramite l'azienda. Le assicurazioni private non coprono i viaggi di lavoro!
Pianificazione di ulteriori caratteristiche speciali del viaggio d'affari
Si tratta di un incontro con clienti o partner commerciali di lingua straniera? Se nessuno della vostra azienda è in grado di tradurre, è necessario nominare un interprete.
Informatevi sulla necessità di determinate vaccinazioni, soprattutto quando si viaggia su lunghe distanze. Informate tutti i viaggiatori e chiedete loro di vaccinarsi tempestivamente e di portare con sé il certificato di vaccinazione durante il viaggio di lavoro.
Informatevi se il vostro computer portatile e il vostro telefono cellulare funzionano nel Paese in cui vi recate o se sono necessari adattatori o schede telefoniche speciali.
Avere un viaggio di lavoro programmato all'esterno
Avete poco tempo o non avete una visione d'insieme? Se necessario, affidate l'organizzazione del vostro viaggio d'affari a un'agenzia di viaggi o a un fornitore di servizi specializzato. Loro potranno pianificare il vostro viaggio d'affari e voi avrete la testa libera per altre cose. In questo modo potrete essere sicuri che tutto sia organizzato correttamente e che nulla sia stato dimenticato.
Pianificare un viaggio d'affari - Conclusione
L'ordine di pianificazione del viaggio d'affari è a vostra discrezione, purché non venga dimenticato nulla. La cosa più importante è avere un margine di tempo sufficiente, portare con sé tutti i documenti necessari e stipulare un'assicurazione in caso di emergenza. Poi il viaggio d'affari può iniziare!
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