Geschäftsreisen sind ein wichtiger Teil im Berufsleben. Allein innerhalb Deutschlands finden jährlich über 11 Millionen Dienstreisen statt. Egal ob Kundentermin, Messebesuch oder die Erkundung neuer Märkte – damit alles reibungslos verläuft, müssen Sie im Vorfeld detaillierte Vorbereitungen treffen. Egal ob Sie selbst mitreisen oder für Kollegen eine Geschäftsreise planen, hier erfahren Sie auf welche Punkte Sie für einen reibungslosen Ablauf unbedingt achten sollten.

Geschäftsreise planen – Checkliste

Teilnehmer der Reise

Wer tritt die Reise an? Ihr Chef? Sie selbst? Welche Mitarbeiter müssen unbedingt mitkommen? Selbst, wenn nur der Chef eingeladen wird, kann es sinnvoll sein, dass die Assistenz ihn begleitet, um beispielsweise bei Meetings Protokoll zu führen. Bei Konferenzen mit parallel laufenden Vorträgen und Workshops sollten ebenfalls mehrere Kollegen teilnehmen, um möglichst viele Informationen mitnehmen zu können.

Vertretung klären

Da Sie während der Business Reise dem Tagesgeschäft nicht nachgehen können, müssen Sie sich um eine geeignete Vertretung kümmern. Wählen Sie diese schnellstmöglich aus, bestenfalls bevor Sie die Geschäftsreise detailliert planen, damit die Vertretung rechtzeitig gefunden wird und sie sich frühzeitig einarbeiten kann.

Achten Sie außerdem auf folgende Punkte:

• Welche Kompetenzen soll die Vertretung haben?
• Welche Aufgaben können an welchen Mitarbeiter übertragen werden?
• Welche Aufgaben können während der Dienstreise ruhen?

Gestalten Sie die Übergabe so, dass Ihre Vertretung weiß, was der aktuelle Stand von Projekten ist und welche Ansprechpartner es gibt. Auch sollten Sie Ihre Vertretung über Fristen von Aufgaben und Projekten informieren, damit diese in Ihrer Abwesenheit nicht versäumt werden. Für welche Entscheidungen wollen Sie und andere während der Dienstreise auf jeden Fall kontaktiert werden und welche darf die Vertretung selbst treffen? Fragen Sie hierzu genauestens nach und geben Sie die Informationen an die Vertretung weiter. Vergessen Sie nicht Mail- und Telefonumleitungen einzurichten sowie Vollmachten ausstellen zu lassen.

Dauer der Geschäftsreise planen

Je nach Anlass der Reise, kann diese unterschiedlich lange dauern. Für Fernreisen sollten zusätzliche Ruhetage vor, nach und zwischen den Terminen eingeplant werden. Außerdem sollte die Abreise nicht direkt nach dem Termin erfolgen, da man hier leicht in Stress geraten und sogar den Abflug oder die Abfahrt verpassen kann.

Verkehrsmittel festlegen

Die Businessreise findet innerhalb Deutschlands statt? Je nach Entfernung sind eine Auto- oder Bahnfahrt meist günstiger und umweltschonender als ein Flug. Handelt es sich um eine Fernreise? Dann ist ein Flug unausweichlich. Dabei gilt es eine möglichst gute Flugverbindung zu wählen, um schnellstmöglich am Zielort zu landen.

Müssen Sie Kostenvorgaben bei der Planung der Dienstreise berücksichtigen? Auch das kann die Wahl des Verkehrsmittels beeinflussen und sollte abgeklärt werden.

Egal für welches Verkehrsmittel Sie sich letztendlich entscheiden: planen Sie die Reise so, dass Sie mindestens einen Tag vor dem Meeting oder der Konferenz ankommen. So können Sie in Ruhe im Hotel einchecken und erscheinen nicht aufgrund von Staus oder Verspätungen unpünktlich zum Geschäftstermin.

Müssen Sie vor Ort ebenfalls mobil sein? Kümmern Sie sich rechtzeitig um einen Mietwagen.

Unterkunft buchen

Achten Sie bei der Wahl des Hotels auf folgende Faktoren:

• Wie weit ist es vom Treffpunkt entfernt?
• Welche (öffentlichen) Verkehrsmittel gibt es in der Nähe?
• Welchen Service bietet die Unterkunft und was muss man separat hinzubuchen?
• Ist das Frühstück inklusive und wäre das überhaupt sinnvoll?

Dokumente vorbereiten

Sind Reisepass und Personalausweis noch gültig? Viele Länder verlangen eine Mindestgültigkeit von sechs Monaten. Informieren Sie sich diesbezüglich und weisen Sie die Reiseteilnehmer ggf. darauf hin, neue Papiere zu beantragen. In vielen Staaten müssen Sie im Vorfeld für alle Teilnehmer ein Visum beantragen. Kümmern Sie sich auch hier rechtzeitig darum. Für manche Länder sind bestimmte Impfungen verpflichtend. Daher ist auch der Impfpass mitzuführen.

Falls ein Mietwagen gebucht wird, muss mindestens ein Teilnehmer der Business Reise einen internationalen Führerschein besitzen. Prüfen Sie dies, wenn Sie die Geschäftsreise planen und bestellen Sie ggf. einen Fahrer dazu. Drucken Sie alle Buchungsbestätigungen aus und führen Sie diese ebenfalls mit. Nehmen Sie Visitenkarten, Terminkalender, wichtige Adressen und Telefonnummern sowie ggf. Prospekte mit.

Fertigen Sie Kopien aller wichtigen Unterlagen an. Diese müssen getrennt von den Originalen aufbewahrt werden. So sind Sie im Falle eines Verlustes gerüstet. Überprüfen Sie alle Unterlagen mehrmals auf ihre Vollständigkeit. Ordnen Sie die Unterlagen in einer Mappe nach der zeitlichen Reihenfolge.

Versicherungen abschließen

Wenn Sie eine Geschäftsreise planen, sind diverse Versicherungen sinnvoll oder sogar notwendig. Dazu gehören:

• Gepäckversicherung
• Auslandsreisekrankenversicherung
• ADAC-Karte, Grüne Versicherungskarte, Schutzbrief
• Reiserücktrittsversicherung (falls der Termin abgesagt wird oder ein Teilnehmer erkrankt)

Wichtig: Alle Versicherungen sollten über die Firma abgeschlossen werden. Private Versicherungen greifen bei Dienstreisen nicht!

Weitere Besonderheiten der Geschäftsreise planen

Findet ein Treffen mit fremdsprachigen Kunden oder Geschäftspartnern statt? Sofern niemand aus der eigenen Firma übersetzen kann, sollte ein Dolmetscher bestellt werden.

Informieren Sie sich gerade bei Fernreisen darüber, ob bestimmte Impfungen notwendig sind. Klären Sie alle Reisenden darüber auf und bitte Sie diese sich zeitnah impfen zu lassen und den Impass bei der Business Reise mitzuführen.

Recherchieren Sie, ob Laptop und Mobiltelefon im Reiseland funktionieren oder ob spezielle Adapter oder Telefonkarten benötigt werden.

Geschäftsreise extern planen lassen

Sie haben Zeitmangel oder Ihnen fehlt der Überblick? Geben Sie die Organisation der Business Reise zur Not an ein Reisebüro oder einen darauf spezialisierten Dienstleister ab. Dieser kann Ihre Geschäftsreise planen und Sie haben den Kopf für andere Dinge frei. So können Sie sichergehen, dass alles korrekt organisiert ist und nichts vergessen wurde.

Geschäftsreise planen – Fazit

In welcher Reihenfolge Sie die Geschäftsreise planen, ist Ihnen überlassen, solange nichts vergessen wird. Das allerwichtigste ist genügend Zeitpuffer zu haben, alle nötigen Dokumente mitzuführen und Versicherungen für den Ernstfall abzuschließen. Dann kann es mit der Businessreise auch schon losgehen!

Falls Sie eine Geschäftsreise planen und ein Hotel in München buchen, würden wir uns freuen, wenn Sie sich für das Boutique Hotel Atrium München entscheiden. Die Business Einzelzimmer sind speziell auf Geschäftsreisende ausgelegt. Wir freuen uns darauf, Sie bei uns begrüßen zu dürfen!

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